W objęciach tabelki

Początkowo chciałam niniejszy artykuł zatytułować „W szponach tabelki”, wybrałam jednak drugą wersję, tę mniej drastyczną, bo przecież szpony kojarzą się nam z nieprzyjemnym, bolesnym, czy wręcz niebezpiecznym uściskiem. Tymczasem dziś jest o uczuciach przyjemnych. Dziś jest o miłości. O miłości do tabelki!

Zapraszam moich Czytelników do świata pełnego planów, schematów, procedur i kalendarzy. Znów z przymrużeniem oka, poznajcie kolejną rolę grupową- praktycznego organizatora.

Oby wszystko szło zgodnie z planem

Nasi dzisiejsi bohaterowie planują, planują i….. jeszcze raz planują. To ich najbardziej charakterystyczna cecha.

Praktyczni organizatorzy to osoby, które nie rozstają się z notesem, kalendarzem, czy terminarzem (ci bardziej tradycyjni wybierają wersję papierową, ci bardziej nowocześni z pewnością preferują formę elektroniczną). Zadania powtarzalne, schematy, procedury i sprawdzone sposoby realizacji celów, czyli coś, co innym może wydawać się nudne i nużące, praktycznym organizatorom zapewni stabilizację, spokój i poczucie bezpieczeństwa. Nie oznacza to, że nie są pomysłowi i innowacyjni. Lubią tylko mieć wszystko pod kontrolą i nowości wprowadzać zgodnie ze swoim planem.

Praktyczni organizatorzy nie lubią się spóźniać i nie lubią spóźnialskich. Wszystko muszą mieć zrobione na czas. Są zdyscyplinowani. Doprowadzają zadania do skutku, są wrogiem zostawiania niedokończonych zadań. Starają się zawsze najpierw skończyć jedno zadanie zanim podejmą się kolejnego. Irytuje ich, gdy inni biorą na siebie zbyt wiele obowiązków, z których nie mogą się wywiązać w terminie. Sami unikają robienia kilku rzeczy na raz, ponieważ twierdzą, że wówczas nie zrobią żadnej dobrze. Ich kluczem do sukcesu jest dobre rozplanowanie czasu. Gdy projekty się nawarstwiają lub pojawiają nowe nieplanowane zadania, wówczas nadają im priorytety, tworzą plan realizacji i dopiero spokojnie przystępują do działania.

Cechuje ich duże poczucie odpowiedzialności i racjonalność. W pracy są zrównoważeni, systematyczni, sumienni. Przekształcają pomysły swoje i własne w konkretne działania. Planowanie mają we krwi. Potrafią świetnie zorganizować czas sobie i innym. Żyją w myśl zasady „trzymaj się planu” i tego oczekują od innych. Zmiana koncepcji, narzucona, zewnętrzna, pojawiająca się nagle, burzy im kolejność wykonywania działań, a niekiedy wymusza rozpoczęcie wszystkiego od nowa. Nie lubią zmian, stresują ich i wprowadzają w stan niepokoju. Lubią mieć wszystko pod kontrolą.

Praktyczni organizatorzy to często perfekcjoniści, a wówczas te dwie role tworzą idealnie perfekcyjną i świetnie zorganizowaną mieszankę.

Bycie praktycznym organizatorem nie kończy się w pracy

Praktyczni organizatorzy mogą kojarzyć się nam z życiem zawodowym. Tymczasem, gdy zamykają się przysłowiowe drzwi do biura (przysłowiowe, ponieważ praktyczny organizator, to nie tylko mistrz pracy biurowej), to bohaterowie dzisiejszej opowieści wracają do spraw prywatnych, z całym zapleczem cech praktycznego organizatora. Spytacie może, jak wykorzystują oni swoje zdolności w sytuacjach pozazawodowych. Oto kilka przykładów:

  • Opalony i wypoczęty praktyczny organizator wrócił z wakacji, lecz już planuje kolejne wyjazdy. Po co to robi? Po to, by móc lepiej przygotować się do kolejnej wyprawy, mieć duży wybór miejsc noclegowych, by móc z wyprzedzeniem kupić bilety wstępu, a w pracy zaplanować urlop. Praktyczny organizator nie lubi nieprzewidzianych zdarzeń, które zaburzają jego plan. Plan daje poczucie bezpieczeństwa. To jednak nie wszystko, bo gdy będzie zbliżał się wyjazd, praktyczny organizator przygotuje listę rzeczy do zabrania, lub tabelkę, w której zanotuje co będzie nosił którego dnia.
  • Zbliżają się Święta i czas prezentów? To doskonała okazja, by przygotowania rozpocząć od tabelki, w której znajdą się imiona osób, dla których trzeba przygotować podarunek. Odpowiednie zaplanowanie zakupów pomoże również rozłożyć wydatki w czasie i pozwoli z wyprzedzeniem kupić to, co chcemy, a nie to, co zostanie i będzie dostępne. Praktyczny organizator lubi mieć wpływ na swoje działanie.
  • Na koniec przykład wyjścia do kina. Jak myślicie, w jaki sposób zaplanuje je nasz bohater? W większości przypadków kupi bilet z wyprzedzeniem, a w kinie pojawi się z wcześniej żeby zdążyć wejść na salę kinową przed rozpoczęciem reklam. Oczywiście chcę podkreślić, że jeśli zaprosicie praktycznego organizatora na spontaniczne wyjście do kina, to on chętnie je przyjmie, bo wbrew temu, co można pomyśleć, praktyczny organizator potrafi być spontaniczny.

Praktyczni organizatorzy o sobie

Zapytani o to, co szczególnie ich wyróżnia z tłumu, moi rozmówcy praktyczni organizatorzy powiedzieli:

„Nie lubię nagłych zmian, zaczynam wtedy trudzić się, że nie zdążymy, czuję się jakbym musiała przestawić całe myślenie, „usunąć” z głowy stary plan i od podstaw wybudować nowy. Jestem przeciwnikiem wprowadzania zmian w czasie pracy”.

„Uwielbiam konkretny i jasno określony plan działania. Najlepiej dochodzę do porozumienia z ludźmi, którzy są konkretni i jasno precyzują swój plan i cele”.

„Nie lubię spontanicznych sytuacji, gdyż bardzo mnie stresują i burzą mój ład. Ciężko mi się później odnaleźć w takich sytuacjach, czuję się niekomfortowo”.

„Bardzo ciężko znoszę sytuację, w której muszę modyfikować wcześniej ustalony schemat działania”.

„Nie lubię, gdy ustalony wcześniej plan ulega zmianie”.

I co powiecie? Myślę, że powyższe cytaty idealnie oddają naturę praktycznych organizatorów.

Współpraca z praktycznymi organizatorami

Zespoły, w których pracujemy lub którymi zarządzamy, są bardzo różnorodne. Kluczem do sukcesu jest korzystanie z tej różnorodności i wyciąganie z ludzi tego, co w nich najlepsze. Jak zatem wykorzystać potencjał praktycznych organizatorów?

Praktyczni organizatorzy doskonale sprawdzą się w pracach wymagających skrupulatności i dotrzymywania terminów. Jeśli mamy taką osobę w grupie, to możemy z czystym sumieniem uczynić ją odpowiedzialną za stworzenie planu działania, uporządkowanie zadań i zorganizowanie pracy innych członków zespołu.

Lubią pracować z ludźmi uporządkowanymi, stabilnymi, takimi, którzy są stali w swoich decyzjach. Jak ognia będą unikać chaosu i środowiska pracy obfitującego w permanentne zmiany. Frustruje ich przesuwanie terminów i odwoływanie spotkań. Trudno będzie im odnaleźć się w zespole szefa wciąż zmieniającego zdanie i zmieniającego podjęte raz decyzje. Nie mówię, że nie poradzą sobie w pracy dostarczającej ciągłej zmiany planu. Odnajdą się, lecz nie będzie to dla nich miejsce komfortowe.

Potrzebują jasnych i konkretnych poleceń. Od przełożonego oczekują precyzyjnych informacji. Ciągłe zmiany w planach i projektach wprowadzają, ich zdaniem, zamieszanie i niepotrzebny stres. Cenią jasny podział obowiązków i dobrze przygotowane instrukcje, ponieważ muszą wiedzieć co dokładnie należy zrobić i w jakim terminie. Dopytywanie się i domyślanie to dla nich strata czasu.

Mam nadzieję, że dzisiejsza opowieść przybliżyła Wam rolę praktycznego organizatora i że wiecie jak wykorzystać silne strony takich osób. A gdy będziecie z nimi rozmawiać, zapytajcie ich o miłość do tabelki. Na pewno będą znali to uczucie!

Podziel się tym wpisem:

Newsletter

To może Ci się spodobać:

Zapraszam do lektury moich publikacji naukowych. Niektóre z nich są dostępne w wersji online. 1. Pokolenie Y wyzwaniem dla działów HR 2. Zarządzanie zaangażowaniem pracowników w kontekście zmian pokoleniowych w miejscu pracy 3. Grywalizacja- nowe narzędzie wykorzystywane w procesie rekrutacji 4. Dysfunkcje w dzieleniu się wiedzą w organizacjach
Praca ze studentami daje mi ogromną satysfakcję. To wyróżnienie za wysoką jakość prowadzonych zajęć dydaktycznych oraz wysokie wyniki w studenckich ocenach, jest dla mnie szczególnie cenne.
Od kilku lat jestem związana zawodowo z branżą motoryzacyjną, niezwykle dynamiczną i interesującą. Zapraszam do lektury artykułu, który jakiś czas temu miałam przyjemność przygotować dla magazynu Automotive Suppliers (str. 34-36).